Alles in eigen hand
Met een nieuwe handheld en een zelf ontwikkelde applicatie biedt DACHSER zijn chauffeurs een nieuw en uitgebreid systeem dat hen door alle logistieke processen in het short-distance transport begeleidt.
Het lijkt aan de buitenkant een beetje op een robuuste mobiele telefoon die ook wel gebruikt wordt voor outdoor activiteiten, maar van binnen is het niets minder dan een technologische revolutie in de short-distance logistiek: Short Distance Assistance Mobile, afgekort SAM genoemd. In het tijdperk van digitalisering en app-technologieën heeft DACHSER een nieuw systeem ontwikkeld ter ondersteuning van de chauffeurs die binnenlandse ritten rijden, dat in minder dan twee jaar tijd in heel Europa zal worden uitgerold. Het nieuwe systeem vervangt de vorige communicatietool Nahverkehr-Online (NVO).
Het feit dat het besturingssysteem Windows CE, waar NVO op draait, niet langer wordt ondersteund en geüpdatet, was één van de vele redenen om de software en hardware van de handhelds opnieuw vorm te geven. "De timing was goed om over te gaan naar een nieuw systeem. In het Idea2net project Short Distance 2.0 hebben we het volledige lokale transportsysteem en de bijbehorende processen geanalyseerd en opnieuw gedefinieerd. Met de introductie van een nieuwe generatie apparaten zetten we nu een nieuwe mijlpaal in de digitalisering", verklaart Thomas Schmalz, Head of Production Management bij DACHSER, die samen met Eva-Maria Marcour, Head of Systems Management TMS & Operations, het initiatief nam voor de omschakeling van het apparaat en het systeem in heel Europa. Tegen september 2021 moeten 8.823 apparaten zijn vervangen op 144 locaties in Europa.
Maximale flexibiliteit in short-distance transport
"Met de overstap naar een nieuwe generatie apparaten en het mobiele Android-besturingssysteem is de basis gelegd voor toekomstige ontwikkelingen op het gebied van mobile computing", zegt Thomas Herkommer, Department Head TMS Road bij DACHSER. Dit betekent dat software- en app-updates voor de lange termijn kunnen worden beveiligd. "Dit geeft ons maximale flexibiliteit en zekerheid bij de planning van toekomstige aanpassingen aan mobiele digitale oplossingen", legt Herkommer uit.
In vergelijking met de huidige apparaten biedt SAM een range aan nieuwe functies om het werk van chauffeurs, vestigingen en ook klanten te vergemakkelijken. Bovenaan staat de gemakkelijke bediening van het apparaat. "Je hebt geen handleiding nodig om SAM te begrijpen en te gebruiken. Alle functies spreken voor zich en zijn beschikbaar in alle talen die voor DACHSER relevant zijn", legt Dominik Schnatterer, Department Head Production Processes & Development, uit.
SAM biedt een lijst van voordelen: de nieuwe handhelds zijn het neusje van de zalm qua mobiele technologie, de scanfunctie is aanzienlijk verbeterd en er is een geïntegreerde telefoonfunctie. Het systeem voorziet ook in een geoptimaliseerde, digitale verwerking van pakmiddelen. "De chauffeurs kunnen nu voor het eerst de verschillen in pakmiddelen digitaal registreren. Dit betekent dat discrepanties papierloos kunnen worden verwerkt, wat de werkzaamheden voor alle betrokkenen veel gemakkelijker maakt", legt Schnatterer uit.
Met de introductie van een nieuwe generatie apparaten zetten we nu een nieuwe mijlpaal in de digitalisering", verklaart Thomas Schmalz, Head of Production Management bij DACHSER.
Het systeem wordt gaandeweg doorontwikkeld en met nieuwe functies uitgebreid. In de tweede release worden nog meer praktische voordelen voor chauffeurs geïntroduceerd, waaronder een fotofunctie voor het documenteren van eventuele schade aan zendingen of de bijbehorende documenten, geïntegreerde navigatie en een vertaalfunctie. En middels een chatfunctie kunnen de chauffeurs communiceren met hun eigen vestiging.
Voor de ontwikkeling van SAM bij DACHSER werkten IT- en short-distance experts nauw samen met de vestigingen en chauffeurs. "We waren allemaal zo open en eerlijk mogelijk met elkaar in onze communicatie en werkten samen aan de nauw verweven stappen om dit innovatieve product te ontwikkelen en uit te rollen. Zo’n complexe innovatie met dit implementatieniveau is uniek”, zegt Schnatterer.
"We hebben de chauffeurs vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling van SAM. We zijn met hen mee gereden en hebben over hun schouder heen mee gekeken", vervolgt Schnatterer. Vanuit de praktijk voor de praktijk, was het motto. "Het was voor ons belangrijk om de gebruikers echt te leren kennen en hun ervaringen met de nieuwste communicatietechnologie te verwerken", legt hij uit. "Net zoals je leert van het gebruik van apps op je eigen smartphone, wat het gebruik van je smartphone in het dagelijks leven gemakkelijker maakt.’’
Stapsgewijze uitrol over het Europese netwerk
Het uitrollen van het nieuwe systeem met bijbehorende apparatuur in heel Europa vergt wat meer dan een simpele druk op de knop. Het vraagt om technische en organisatorische redenen een stapsgewijze aanpak. DACHSER testte het prototype met de nieuwe handheld in mei 2019 in zijn vestigingen in Öhringen en Bad Salzuflen in Duitsland. De bevindingen werden verwerkt in de eerste SAM-versie, die in oktober 2019 zowel in de Duitse vestigingen van Langenau en Hof als in de Franse vestiging van Niort als pilot werden ingezet. Vanaf mei 2020 loopt de uitrol en omwisseling van de apparaten op volle toeren.
“Tot het moment dat SAM bij de laatste vestiging is geïmplementeerd, moeten we SAM en het oude NVO-systeem naast elkaar gebruiken, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit”, zegt Schmalz. “De overwegend positieve feedback van de chauffeurs en de vestigingen bewijst dat deze aanpak de juiste was”, legt hij uit. “En dat is reden om trots te zijn op wat we hebben bereikt.”